Eingangsrechnungen liegen verteilt in Postfächern, Papierablagen und Dateiverzeichnissen.
Hosting in Deutschland · Open Source · DSGVO-konformSchluss mit Papierchaos.
Schluss mit Papierchaos.
Dokumente digital, strukturiert und jederzeit auffindbar.
Paperless NGX ist das digitale Dokumentenmanagement für kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Ablagen ordnen, sensible Unterlagen kontrolliert verwalten und auf Hosting in Deutschland setzen wollen.
Server in DeutschlandPersönliche Einrichtung und SchulungMehr Kontrolle statt US-Cloud-Abhängigkeit
Paperless NGX
Rechnung Müller GmbH März 2026
RE
Rechnung_Lieferant_2026-03.pdfEingangsrechnung · 14.03.2026
BezahltVT
Mietvertrag_Büro_Hamburg.pdfVerträge · 01.01.2025
AktivPA
Arbeitsvertrag_Meyer_K.pdfPersonalunterlagen · Vertraulich
Intern1.247Dokumente
< 3sSuchzeit
DEHosting
Das Problem
Wenn Papierordner, E-Mails und Netzlaufwerke die Arbeit ausbremsen.
Viele Unternehmen arbeiten nicht zu wenig strukturiert, sondern mit zu vielen gewachsenen Ablagen gleichzeitig. Genau dann werden Eingangsrechnungen zu spät gefunden, Verträge bleiben verborgen und sensible Personalunterlagen liegen zwar irgendwo, aber nicht sauber greifbar.
Verträge sind vorhanden, aber nicht schnell genug auffindbar.
Personalunterlagen sind sensibel und oft uneinheitlich abgelegt.
US-Cloud-Lösungen wirken funktional, aber nicht immer passend für Datenschutz, Kontrolle und Zuständigkeiten.
Typisches Dokumentenchaos
Rechnung März final.pdfRechnung März final V2.pdfDiverses 2024E-Mail mit AnhangVertrag alt backup.docxHier noch sortierenScan0001.pdfScan0002.pdfArbeitsvertrag final.pdfunbenannt (3).pdf
Mit Paperless NGX:
Dokumente liegen zentral, strukturiert und in Sekunden auffindbar bereit.
Die Lösung
Paperless NGX als pragmatische Lösung für den Mittelstand.
Kein überzogenes IT-Projekt, sondern ein digitales Dokumentenmanagementsystem, das Ablage, Wiederauffindbarkeit und tägliche Nutzung verbessert.
Volltextsuche und OCR
Gescannte Dokumente werden durchsuchbar. Rechnungen, Verträge und Personalunterlagen sind in Sekunden wieder auffindbar.
Zentrale strukturierte Ablage
Dokumente liegen nicht mehr verteilt in Ordnern, E-Mails und Netzlaufwerken, sondern an einem nachvollziehbaren Ort.
Automatische Zuordnung
Tags, Regeln und Kategorien helfen dabei, eingehende Dokumente sauber einzuordnen, statt sie später manuell zu sortieren.
Einfacher Import
Dokumente lassen sich per Scan, E-Mail oder Dateiimport übernehmen, ohne zusätzlichen Ablagestress im Büro.
Zugriffsrechte und Sicherheit
Sensible Unterlagen wie Personalakten bleiben nur für berechtigte Personen zugänglich.
Mehrbenutzerbetrieb
Mehrere Mitarbeitende arbeiten parallel mit klaren Konten, Rollen und einer gemeinsamen Struktur.
Eingangsrechnungen
Rechnungen werden digital übernommen, erkannt und strukturiert abgelegt. Das reduziert Suchaufwand und schafft Verlässlichkeit.
Verträge
Verträge bleiben zentral verfügbar, nachvollziehbar sortiert und nicht länger in gewachsenen Ablagen verborgen.
Personalunterlagen
Sensible Dokumente sind geordnet, geschützt und bei Bedarf schnell verfügbar.
Digitale Souveränität
Mehr Kontrolle über Daten, Infrastruktur und Zuständigkeiten.
Für mittelständische Unternehmen bedeutet digitale Souveränität vor allem eines: sensible Dokumente bleiben in einer nachvollziehbaren Infrastruktur und nicht in unklaren Abhängigkeiten.
Nachvollziehbare Infrastruktur
Sie wissen, wo Ihre Dokumente liegen und wer für Betrieb, Wartung und Betreuung zuständig ist.
Weniger Abhängigkeit von US-Clouds
Die Lösung passt zu Unternehmen, die sensible Daten nicht unnötig in außereuropäische Cloud-Konstrukte schieben wollen.
Mehr Kontrolle über sensible Unterlagen
Digitale Souveränität bedeutet hier nicht Theorie, sondern mehr Transparenz, mehr Kontrolle und mehr Zukunftssicherheit.
Seriöse Abgrenzung
Kontrolle über Datenhochoft unklarer
Serverstandort nachvollziehbarjanicht immer
Passung für deutsche Datenschutzanforderungenhochabhängig
Klare Zuständigkeitendirektoft verteilt
Hosting in Deutschland
Hosting in Deutschland, weil es für Vertrauen und Verantwortung einen Unterschied macht.
Gerade bei Rechnungen, Verträgen und Personalunterlagen ist der Serverstandort kein Nebenthema. Die Infrastruktur muss zur Verantwortung des Unternehmens passen.
Serverstandort Deutschland
Die technische Basis passt zu Unternehmen, die Hosting in Deutschland bewusst als Vertrauens- und Sicherheitsargument sehen.
Kurze Wege und klare Zuständigkeiten
Einfach Digital begleitet Einrichtung, Betrieb und Weiterentwicklung ohne unübersichtliche Zuständigkeiten.
Passend für sensible Dokumente
Rechnungen, Verträge und Personalunterlagen müssen nicht unnötig in undurchsichtigen internationalen Strukturen landen.
Gute Passung für deutsche Unternehmen
Die Kombination aus Paperless NGX, Hosting in Deutschland und persönlicher Begleitung schafft eine verlässliche, nachvollziehbare und mittelstandsnahe Lösung.
Vorteile
Praktische Entlastung statt zusätzlicher Komplexität.
Dokumente in Sekunden finden
Zentrale Ablage statt verteilter Dateien
Weniger Papier und weniger Suchaufwand
Digitale Prozesse ohne unnötige Komplexität
Durchsuchbare Dokumente dank OCR
Mehr Struktur für Eingangsrechnungen, Verträge und Personalunterlagen
Hosting in Deutschland
Persönliche Begleitung durch Einfach Digital
Planbare Einführung ohne IT-Großprojekt
Pakete
Ein Einstieg, der zur Größe Ihres Betriebs passt.
Die Pakete sind bewusst so aufgebaut, dass sie nicht nach IT-Großprojekt aussehen, sondern nach einem planbaren Start.
Digitaler Einstieg
Für Einzelunternehmer und kleine Betriebe, die geordnet starten wollen
ab 690 €einmaligab 25 €monatlich
- Einrichtung eines Servers in Deutschland
- Installation von Paperless NGX
- 2-3 Benutzer
- Grundstruktur für Rechnungen und Dokumente
- 1 E-Mail-Postfach für Dokumente
- OCR-Texterkennung
- Basis-Backup
- 1,5 Stunden Schulung
Ihre Dokumente sind digital, durchsuchbar und zentral abgelegt.
Paket besprechenMehr Struktur im Alltag
Für kleine Teams mit regelmäßigem Dokumentenaufkommen
ca. 990-1.490 €einmaligca. 39-69 €monatlich
- Alles aus Basic
- Bis zu 5 Benutzer
- Mehrere Dokumenttypen und Tags
- Erweiterte Ablagestruktur
- 2-3 E-Mail-Postfächer
- Mehr Automatisierung
- 2 Stunden Schulung
Dokumente werden teilweise automatisch sortiert und Prozesse werden spürbar einfacher.
Paket besprechenEffiziente Dokumentenprozesse
Für Betriebe mit mehreren Mitarbeitenden und höherem Büroaufwand
ab 1.490 €einmaligab 49 €monatlich
- Komplettsetup inkl. Hosting in Deutschland
- Bis zu 10 Benutzer
- Individuelle Struktur für Kunden, Projekte oder Standorte
- Mehrere E-Mail-Postfächer
- Automatische Dokumentenerkennung und Zuordnung
- Workflows und Regeln
- Tägliche Backups inkl. extern
- Updates und Wartung
- 3 Stunden Schulung
- Laufender Support
Dokumente werden automatisch verarbeitet. Ihr Büro arbeitet deutlich effizienter.
Paket besprechenWarum Einfach Digital
Nicht nur Software, sondern eine saubere Einführung in Ihre Dokumentenpraxis.
Persönliche Beratung
Wir sprechen zuerst über Ihre Ablage, Ihre Dokumenttypen und die praktische Nutzung im Betrieb.
Verständliche Einführung
Die Einführung bleibt nachvollziehbar. Kein unnötig kompliziertes IT-Projekt, sondern ein sauberer Start mit klarer Struktur.
Umsetzung aus einer Hand
Von der technischen Einrichtung über Hosting in Deutschland bis zu Wartung und Schulung bleibt alles in einer Linie.
Fokus auf KMU
Die Lösung wird so eingeführt, dass sie im mittelständischen Alltag funktioniert und nicht an interner Komplexität scheitert.
So läuft die Einführung ab
Ausgangslage verstehen
Welche Dokumente fallen an, wo liegen sie heute und was kostet das Suchen im Alltag?
Struktur und Rechte festlegen
Gemeinsam definieren wir sinnvolle Kategorien, Ablagelogik und Berechtigungen.
Einrichtung und Import
Paperless NGX wird eingerichtet, gehostet und auf Ihre Dokumentenpraxis zugeschnitten.
Schulung und Übergang in den Betrieb
Ihr Team wird eingeführt und die Nutzung so aufgebaut, dass die Lösung im Alltag tatsächlich angenommen wird.
FAQ
Häufige Fragen zu Paperless NGX
Ist Paperless NGX auch für kleine Betriebe geeignet?
Ja. Gerade kleinere Unternehmen profitieren davon, wenn Rechnungen, Verträge und andere Unterlagen nicht mehr auf verschiedene Ablagen verteilt sind. Der Einstieg kann bewusst schlank gehalten werden.
Was bedeutet Hosting in Deutschland konkret?
Die Anwendung läuft auf Servern in Deutschland. Das sorgt für nachvollziehbare Infrastruktur, kurze Zuständigkeiten und eine bessere Passung zu den Datenschutzanforderungen vieler deutscher Unternehmen.
Worin liegt der Unterschied zu US-Cloud-Lösungen?
Der Unterschied liegt vor allem in Kontrolle, Nachvollziehbarkeit und Abhängigkeit. Viele Unternehmen möchten sensible Dokumente nicht unnötig in außereuropäische Plattformstrukturen auslagern.
Können bestehende Papierdokumente nachträglich digitalisiert werden?
Ja. Bestehende Dokumente können eingescannt und in die neue Struktur übernommen werden. Wichtig ist dabei nicht nur der Scan, sondern die spätere Wiederauffindbarkeit.
Ist die Lösung auch für sensible Unterlagen geeignet?
Ja. Gerade bei Personalunterlagen oder vertraulichen Verträgen sind klare Rechte, strukturierte Ablage und nachvollziehbare Infrastruktur entscheidend.
Wie aufwendig ist die Einführung?
Das hängt vom Umfang ab. Der sinnvolle Weg ist meist kein Großprojekt, sondern ein strukturierter Einstieg mit klarer Grundlogik und späterem Ausbau.
Können mehrere Mitarbeitende gleichzeitig damit arbeiten?
Ja. Paperless NGX ist für den Mehrbenutzerbetrieb geeignet. Rollen und Berechtigungen lassen sich passend zum Unternehmen einrichten.
Nächster Schritt
Bringen wir Ihre Dokumente in eine Form, die im Alltag wirklich trägt.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie Paperless NGX in Ihrem Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden kann.
Anfrage
Demo oder Erstgespräch anfragen
Beschreiben Sie kurz, ob es um Eingangsrechnungen, Verträge, Personalunterlagen oder eine allgemeine Dokumentenstruktur geht. Wir melden uns persönlich.