Anfragen kommen per E-Mail, Telefon, Teams oder Zuruf hinein.
Zammad Beratung und Einführung
Zammad für klare Support- und Serviceprozesse
Wir richten Zammad so ein, dass aus E-Mails, Rückfragen und Zuständigkeiten ein nachvollziehbarer Ablauf wird – mit sauberer Struktur, klaren Rollen und planbarer Betreuung.
Tickets statt E-Mail-ChaosKlare Zuständigkeiten und HistorieEinführung, Schulung und Betreuung aus einer HandHosted, Self-hosted oder betreutes Betriebsmodell
Ausgangslage
Wenn Support über Postfächer läuft, fehlt schnell der Überblick
In vielen KMU funktionieren Anfragen irgendwie, aber nicht belastbar genug. Das System ist dann nicht das Problem. Das Problem ist die fehlende Struktur rund um Eingang, Zuständigkeit, Übergabe und Historie.
Gemeinsame Postfächer verdecken Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände.
Doppelte Bearbeitung und verlorene Übergaben kosten Zeit und Vertrauen.
Eskalationen werden zu spät sichtbar, weil eine belastbare Sicht auf Vorgänge fehlt.
Wissen hängt an einzelnen Personen statt an einer nachvollziehbaren Historie.
Im Reklamations- oder Streitfall fehlt der saubere Nachweis, wer was wann bearbeitet hat.
Gemeinsames Postfach ist kein Prozess.
Erstgespräch anfragenWenn du Tickets, Zuständigkeiten und Historie brauchst, lohnt sich der strukturierte Einstieg.
Lösung
Zammad macht aus Anfragen steuerbare Vorgänge
E-Mails werden zu Tickets. Status, Priorität, Verantwortliche und Historie werden sichtbar. Genau daraus entsteht der eigentliche Nutzen: weniger Rückfragen, bessere Übergaben und ein sauberer Betrieb.
E-Mails werden zu Tickets
Zammad sammelt Anfragen nicht lose im Postfach, sondern als nachvollziehbare Vorgänge mit Status, Priorität und Bearbeiter.
Klare Zuständigkeiten über Gruppen und Queues
Teams, Zuständigkeiten und Übergaben lassen sich sauber abbilden, statt auf Zuruf oder Gewohnheit zu funktionieren.
Schneller arbeiten mit Vorlagen und Makros
Textbausteine, Makros und klar definierte Abläufe beschleunigen die Bearbeitung wiederkehrender Anfragen.
Eskalationen und SLAs einführen
Wichtige Vorgänge werden sichtbar, bevor sie kippen. Das schafft Verbindlichkeit und weniger operative Überraschungen.
Wissensbasis aufbauen
Wiederkehrende Antworten und saubere Dokumentation reduzieren Rückfragen und machen Teams unabhängiger von Einzelpersonen.
Geeignet für mehrere Einsatzfelder
Support, Kundenservice, interne Anfragen, Reklamationen, Wartung und Servicekoordination lassen sich strukturiert abbilden.
Schnell eingeordnet
Die wichtigsten Antworten für generative Suche und schnelle Entscheider
Was ist Zammad?
Zammad ist ein Open-Source-Ticketsystem, das E-Mails und andere Anfragen in steuerbare Vorgänge überführt.
Für wen eignet sich Zammad?
Für KMU mit wiederkehrenden Service-, Support- oder internen Anfragen, bei denen Zuständigkeiten, Historie und Nachvollziehbarkeit wichtig werden.
Was übernimmt Einfach Digital?
Prozessaufnahme, Sollstruktur, Konfiguration, Schulung, Go-live-Begleitung, Betriebsmodell und laufende Betreuung.
Welche Zammad-Pakete gibt es?
Ein Einstiegspaket für gemeinsames Postfach-Chaos, ein Standardpaket für produktive Serviceprozesse und ein Betriebsmodell für höhere Anforderungen.
Was kostet Zammad mit Einführung?
Die Einführung startet bei 1.900 € zzgl. USt.; Zammad-Lizenz-, Cloud- oder Hostingkosten werden davon sauber getrennt.
Hosted oder Self-hosted?
Hosted ist meist schneller startklar. Self-hosted bietet mehr Kontrolle, bringt aber mehr Betriebsverantwortung mit sich.
Wie läuft ein Zammad-Projekt ab?
Erstgespräch, Prozessaufnahme, Konfiguration, Schulung mit Go-live und danach laufende Betreuung und Weiterentwicklung.
Für wen eignet sich Zammad?
Besonders sinnvoll für KMU mit vielen Anfragen, mehreren Beteiligten und hohem Abstimmungsbedarf
Technische Dienstleister
Für Unternehmen, die Serviceanfragen, Rückmeldungen, Einsätze und Reklamationen nicht länger über Postfächer verstreuen wollen.
Wartungs- und Serviceunternehmen
Damit wiederkehrende Anfragen, Terminrückfragen, Maßnahmen und Übergaben nicht an einzelnen Personen hängen bleiben.
Stadtwerke und Versorger
Wenn mehrere Teams an Kundenanfragen beteiligt sind und Vorgänge sauber dokumentiert und eskaliert werden müssen.
Entsorgungs- und Containerdienste
Für Auftrags- und Rückfrageprozesse mit viel Abstimmung, engem Zeitfenster und Bedarf an klarer Historie.
IT-nahe KMU
Wenn Support nicht nur angenommen, sondern priorisiert, verteilt und für spätere Auswertung strukturiert werden soll.
Facility- und Betreiberpflicht-nahe Unternehmen
Für serviceintensive Abläufe mit mehreren Eingangskanälen, Eskalationen und erhöhtem Nachvollziehbarkeitsbedarf.
Unternehmen mit wiederkehrenden Kundenanfragen
Damit wiederholte Anliegen nicht jedes Mal neu erfunden, sondern mit Struktur und Vorlagen bearbeitet werden.
Unternehmen mit internen Serviceprozessen
Auch interne IT-, Verwaltungs- oder Standortanfragen lassen sich so sauber steuern und übergeben.
Leistungen von Einfach Digital
Einführung und Betriebsfähigkeit statt bloßer Installation
Unser Fokus liegt darauf, dass Ihr Ticketsystem nach dem Go-live wirklich funktioniert: verständlich für das Team, technisch sauber und im Alltag betreibbar.
Prozessaufnahme und Analyse der heutigen Eingangskanäle
Sollstruktur für Tickets, Gruppen, Queues und Zuständigkeiten
Rollen- und Berechtigungskonzept
E-Mail-Anbindung und Eingangskanal-Logik
Vorlagen, Textbausteine und Makros
Prioritäten, Statusmodell und SLA-/Eskalationslogik
Datenschutz- und Betriebsabstimmung
Schulung von Admins und Agenten
Go-live-Begleitung und Übergabe
Laufende Betreuung und Anpassungen nach dem Start
Pakete
Drei Pakete für Einordnung, Einführung und betreibbare Serviceprozesse
Zammad Start
Für kleine Teams, die aus einem gemeinsamen Postfach schnell ein sauberes Ticketsystem machen wollen.
Einmaligab 1.900 € zzgl. USt.
Betreuungab 190 €/Monat zzgl. USt.
- Kurzaufnahme des bestehenden Anfrageprozesses
- Einrichtung einer Zammad-Grundstruktur
- 1 Hauptpostfach / 1 Eingangskanal
- bis 5 Agenten
- 1-2 Gruppen/Queues
- Basisrollen und Berechtigungen
- einfache Status-, Prioritäts- und Vorlagenlogik
- E-Mail-Anbindung
- Grundeinrichtung Textbausteine/Makros
- Remote-Schulung bis 90 Minuten
- kurze Übergabedokumentation
- Empfehlung: Zammad Hosted Starter oder vergleichbare Betriebsvariante
Der schnelle Einstieg, wenn E-Mail-Chaos geordnet werden soll.
Startpaket anfragenZammad Serviceprozess
Für KMU mit mehreren Zuständigkeiten, wiederkehrenden Anfragen und Bedarf an klaren Abläufen.
Einmaligab 4.900 € zzgl. USt.
Betreuungab 390 €/Monat zzgl. USt.
- Prozessaufnahme und Sollstruktur
- Einrichtung von bis zu 3 Eingangskanälen/Postfächern
- bis 15 Agenten
- bis 5 Gruppen/Queues
- Rollen- und Rechtekonzept
- Prioritäten, Statuslogik, Ticketvorlagen
- Textbausteine, Makros und einfache Automatisierungen
- SLA-/Eskalationslogik light
- Grundstruktur für Wissensbasis
- Microsoft-365-/Mail-Anbindung, soweit technisch möglich
- Admin- und Agentenschulung
- Go-live-Begleitung
- Übergabedokumentation
- monatlicher Systemcheck
- kleines Anpassungskontingent für laufende Optimierung
- Empfehlung: Zammad Professional Hosted oder betreute Betriebsvariante
Der produktive Standard für Unternehmen, die Support, Service oder interne Anfragen verbindlich steuern wollen.
Standardpaket anfragenZammad Betriebsmodell
Für Unternehmen mit höheren Anforderungen an Nachweisbarkeit, Rollen, Eskalationen, mehrere Teams oder digitale Souveränität.
Einmaligab 9.800 € zzgl. USt.
Betreuungab 890 €/Monat zzgl. USt.
- ausführlicher Prozessworkshop
- Zielarchitektur und Betriebsmodell
- Einrichtung mehrerer Teams, Gruppen und Verantwortlichkeiten
- bis 30 Agenten im Projektumfang
- erweiterte Rollen- und Berechtigungskonzepte
- SLA-, Eskalations- und Vertretungslogik
- Trigger, Automatisierungen und strukturierte Workflows
- erweiterte Vorlagen- und Makrologik
- Wissensbasis-Konzept
- Migrationsplanung aus Postfach, Excel oder Altsystem, soweit möglich
- Datenschutz-/Betriebsdokumentation light
- Admin-Schulung, Agentenschulung und Go-live-Begleitung
- Review-Termin nach Produktivstart
- regelmäßige Weiterentwicklungs-Reviews
- priorisierte Betreuung im vereinbarten Umfang
- Empfehlung: Zammad Plus Hosted, Self-hosted mit professionellem Betrieb oder individuelle Betriebsarchitektur
Für Unternehmen, bei denen Tickets nicht nur erledigt, sondern nachvollziehbar gesteuert, dokumentiert und weiterentwickelt werden müssen.
Betriebsmodell besprechenAlle Preise sind Ab-Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Zammad-Lizenz-, Cloud-, Hosting- oder Infrastrukturkosten sind nicht enthalten, sofern sie direkt beim Anbieter oder Hostingpartner anfallen. Umfangreiche Migrationen, individuelle Schnittstellen, komplexe Automatisierungen, Hochverfügbarkeit und rechtliche Prüfungen werden gesondert kalkuliert.
Paketvergleich
Vergleichbar, aber nicht tabellarisch tot
Die Unterschiede liegen weniger im Tool und mehr in Prozessumfang, Rollenmodell, Eskalationslogik und Betreuung.
Zammad Startab 1.900 € zzgl. USt.ab 190 €/Monat zzgl. USt.
Zammad Serviceprozessab 4.900 € zzgl. USt.ab 390 €/Monat zzgl. USt.
Zammad Betriebsmodellab 9.800 € zzgl. USt.ab 890 €/Monat zzgl. USt.
Zielgruppe
Zammad Startkleine Teams
Zammad Serviceprozessproduktive KMU-Prozesse
Zammad Betriebsmodellhöhere Anforderungen und mehrere Teams
Agenten im Projektumfang
Zammad Startbis 5
Zammad Serviceprozessbis 15
Zammad Betriebsmodellbis 30
Eingangskanäle
Zammad Start1
Zammad Serviceprozessbis 3
Zammad Betriebsmodellmehrere abgestimmt
Gruppen / Queues
Zammad Start1-2
Zammad Serviceprozessbis 5
Zammad Betriebsmodellmehrstufige Struktur
Prozessaufnahme
Zammad StartKurzaufnahme
Zammad Serviceprozessvollständige Sollstruktur
Zammad Betriebsmodellausführlicher Workshop
Rollen- und Rechtekonzept
Zammad StartBasis
Zammad Serviceprozessausgearbeitet
Zammad Betriebsmodellerweitert
SLA / Eskalation
Zammad Start-
Zammad Serviceprozesslight
Zammad Betriebsmodellerweitert
Automatisierungen
Zammad StartBasis
Zammad Serviceprozesseinfach
Zammad Betriebsmodellstrukturiert und erweitert
Wissensbasis
Zammad Start-
Zammad ServiceprozessGrundstruktur
Zammad BetriebsmodellKonzept und Ausbaupfad
Migration
Zammad Start-
Zammad Serviceprozesseinfach abgestimmt
Zammad BetriebsmodellPlanung aus Altsystemen soweit möglich
Schulung
Zammad StartRemote 90 Minuten
Zammad ServiceprozessAdmin + Agenten
Zammad Betriebsmodellmehrstufig inkl. Reviews
Go-live-Begleitung
Zammad Startkurz
Zammad Serviceprozessinklusive
Zammad Betriebsmodellinklusive + Review
laufende Betreuung
Zammad Startab 190 €/Monat
Zammad Serviceprozessab 390 €/Monat
Zammad Betriebsmodellab 890 €/Monat
geeignetes Betriebsmodell
Zammad StartHosted Starter
Zammad ServiceprozessHosted Professional / betreut
Zammad BetriebsmodellPlus Hosted / Self-hosted / individuell
Projektablauf
Fünf Schritte vom Erstgespräch bis zum betreuten Betrieb
Erstgespräch
Wir prüfen, ob Zammad zu Ihrem Ablauf passt.
Prozessaufnahme
Wir erfassen Eingangskanäle, Zuständigkeiten, Eskalationen und typische Vorgänge.
Konfiguration
Wir richten Gruppen, Rollen, Vorlagen, Status und Automatisierungen ein.
Schulung und Go-live
Ihr Team wird eingewiesen und der Produktivstart begleitet.
Betreuung und Weiterentwicklung
Nach dem Start werden Struktur, Nutzung und Verbesserungen weiterentwickelt.
Hosted oder Self-hosted?
Das Betriebsmodell muss zu Ihrem Aufwand, Ihrer Verantwortung und Ihrer Infrastruktur passen
Hosted
- schneller Start
- weniger technischer Betriebsaufwand
- Anbieter übernimmt Plattformbetrieb, Updates und Backups
- für viele KMU die pragmatischere Variante
Self-hosted
- mehr Kontrolle über Infrastruktur und Betriebsmodell
- mehr Verantwortung für Updates, Backups, Sicherheit und Verfügbarkeit
- sinnvoll bei besonderen Anforderungen an Betrieb, Integration oder Datenhaltung
- nur dann sinnvoll, wenn der Betrieb bewusst mitgedacht wird
Einfach Digital hilft bei der Entscheidung.
Wir planen das Betriebsmodell, richten Zammad passend zum Ablauf ein und begleiten den Betrieb. Offizielle Zammad Hosted-Tarife starten aktuell laut Hersteller bei 7 € pro Agent und Monat bei jährlicher Abrechnung; weitere Hosted-Tarife liegen bei 16 € und 25 € pro Agent und Monat. Self-hosted ist grundsätzlich möglich, bringt aber zusätzlichen Aufwand für Hosting, Updates, Backups, Sicherheit und Verfügbarkeit mit sich.
Vertrauenselemente
Warum diese Seite bewusst anders positioniert ist als eine typische IT-Dienstleister-Seite
Prozess vor Tool
Wir verkaufen keine isolierte Installation, sondern einen funktionierenden Ablauf mit sauberer Übergabe.
Open-Source-orientiert
Zammad passt gut zu Unternehmen, die nachvollziehbare und erweiterbare Systeme schätzen.
DSGVO-nahe Betriebsmodelle
Betrieb in Deutschland oder EU ist möglich, abhängig vom gewählten Anbieter, Vertrag und technischen Modell.
Klare Übergabe
Rollen, Zuständigkeiten und Grundlagen werden so dokumentiert, dass das System nicht an Einzelpersonen hängt.
Laufende Betreuung
Nach dem Start begleiten wir Systemchecks, Anpassungen und sinnvolle Erweiterungen.
Verständlich für KMU
Keine klassische Systemhaus-Sprache, sondern klare Umsetzung für kleine und mittlere Unternehmen.
FAQ
Häufige Fragen zu Zammad, Einführung und Betreuung
Ist Zammad Open Source?
Ja, Zammad ist als Open-Source-Helpdesk verfügbar. Zusätzlich bietet Zammad Hosted-Tarife und professionelle Services an. Für Unternehmen entstehen je nach Betriebsmodell Kosten für Hosting, Betrieb, Einrichtung, Betreuung und gegebenenfalls Zammad-Cloudtarife.
Was kostet Zammad mit Einführung?
Bei Einfach Digital starten Zammad-Einführungen ab 1.900 € zzgl. USt. für kleine Teams. Das Standardpaket für produktive Serviceprozesse startet ab 4.900 € zzgl. USt. Anspruchsvollere Betriebsmodelle starten ab 9.800 € zzgl. USt. Zammad-Lizenz-, Cloud- oder Hostingkosten sind darin nicht enthalten, sofern sie separat anfallen.
Was kostet die laufende Betreuung?
Die laufende Betreuung startet ab 190 €/Monat zzgl. USt. Für produktive KMU-Setups liegt die Betreuung typischerweise ab 390 €/Monat. Umfangreichere Betriebsmodelle starten ab 890 €/Monat.
Können bestehende E-Mail-Postfächer angebunden werden?
Ja, in vielen Fällen können bestehende Support-, Service- oder Info-Postfächer angebunden werden. Die genaue Umsetzung hängt von der bestehenden Mailumgebung und den Sicherheitsvorgaben ab.
Ist Zammad für Microsoft 365 geeignet?
Zammad kann in vielen Szenarien mit bestehenden E-Mail- und Kommunikationsstrukturen genutzt werden. Die konkrete Microsoft-365-Anbindung wird im Projekt technisch geprüft und passend eingerichtet.
Ist Zammad DSGVO-konform?
Zammad kann in DSGVO-nahen Betriebsmodellen eingesetzt werden. Entscheidend sind Hostingort, Vertragsgrundlagen, Berechtigungen, Löschkonzept, Zugriffskontrolle und organisatorische Prozesse. Einfach Digital unterstützt bei der sauberen technischen und organisatorischen Ausgestaltung, ersetzt aber keine Rechtsberatung.
Hosted oder Self-hosted – was ist besser?
Hosted ist meist schneller und einfacher im Betrieb. Self-hosted bietet mehr Kontrolle, bringt aber Verantwortung für Updates, Backups, Sicherheit und Verfügbarkeit mit sich. Einfach Digital hilft bei der passenden Entscheidung.
Für wie viele Mitarbeitende eignet sich Zammad?
Zammad eignet sich für kleine Teams ebenso wie für größere Serviceorganisationen. Entscheidend ist nicht nur die Anzahl der Mitarbeitenden, sondern wie viele Eingangskanäle, Zuständigkeiten, Eskalationen und Prozesse abgebildet werden sollen.
Kann Zammad später erweitert werden?
Ja. Gruppen, Rollen, Vorlagen, Automatisierungen, Wissensbasis, weitere Eingangskanäle und Prozesse können nach dem Start erweitert werden.
Ist Zammad besser als ein gemeinsames Postfach?
Für einfache Kommunikation kann ein gemeinsames Postfach ausreichen. Sobald Zuständigkeiten, Status, Prioritäten, Historie, Übergaben und Nachvollziehbarkeit wichtig werden, ist ein Ticketsystem wie Zammad deutlich strukturierter.
Lassen Sie uns prüfen, ob Zammad zu Ihrem Ablauf passt.
In einem kurzen Erstgespräch klären wir, welche Anfragen heute wo eingehen, wer beteiligt ist und welches Paket sinnvoll ist.
Kontakt
Zammad-Erstgespräch, Dokumentations-Check oder Paketabstimmung
Beschreiben Sie kurz, wie Anfragen heute eingehen, welche Teams beteiligt sind und wo Zuständigkeiten oder Übergaben derzeit haken.